本次品质检查行政部分重点检查了档案管理，那我想问下大家，档案管理的目的是什么？通过这轮检查可以看出很多人还是抱着应付检查的心态来指导自己的行为的。

档案是管理痕迹，档案管理是为了应用，美观规范都是服务于应用的效率。

听过我讲课的人想必会知道，我一开篇就告诉大家，档案管理是一节美学课，而电脑基础知识课属于提率的课。

我不教大家变成八面玲珑的人，事实上，很多人也没那个天赋，我也教不会，但是我可以教大家美学。无论我们做物业、做行政，还是我们日常生活当中，我们要懂美学、懂审美，审美也是要锻炼的，美学让大家更热爱生活、热爱工作、热爱生命。

纵观我们各项目出现的档案管理的问题，一方面是我们管理还不够规范的原因；另一方面就是我们整理档案人员审美较低的原因。这两方面都需要不断、提高，这样我们整体的档案管理的品质才会提高。

首先我们要知道档案管理中的美体现在哪些方面。暂且把它归纳为以下几个方面：

一、分类美。

档案分为哪些大类？哪些小类？就我们常用的档案来讲，主要有人事档案、行政档案、品质档案、物品档案、财务档案。

1、人事档案：入职档案、离职档案、花名册、考勤表、劳动合同、员工登记。

2、行政档案：会议档、通知及学习文件档、各类登记表、温馨提示。

3、品质档案：品检档案、半月工作简报、楼栋巡查表。

4、物品档案：物品入库、物品领用、固定资产、低值易耗品、标签。

5、财务档案：台账、催费表、收费表……

二、顺序美。

无论我们是从时间维度还是空间维度，都是遵循顺序的。比如从小到大的排序，比如从高到低的排序，或者是空间顺序，从上到下、从左到右、由里及外，只要按照的顺序，就会展现出相应的“顺序美”。

像我们通知文件，都是有编号有顺序的，一般按照从小到大的顺序，1号在上面，大号在下面；有的人说喜欢倒序，那也没问题，只要遵循顺序便于查找提率就行。当然，我们好还是按照正常的、常规的顺序来完成终的存档。

三、流程美。

我们各项工作都是遵循着的流程的，就像我们流程审批，像我们投诉处理，像我们应急预案。下面我以两类档案为例来说明：

1、会议纪要。会议纪要是记录周例会的，所以步是通知开会，步是开会并记录，第三步是上报，第四步是收到批示后的文件，第五步是打印批示后的文件存档。

2、登记表。首先是所有员工测量并填写，其次是项目经理审查后签字和日期。

其他的就不多举例了，我们要按照流程来，不能存档未批示的，也不能把后签字的挪到前面来。

四、版面美。

人为什么要洗脸洗衣服洗澡？我们为什么要一再要求着装整齐、格式规范？其实这就是别人能够直观看到的内容，在人叫脸面，在档案方面就叫版面。

在填写表格的时候，要注意填写的规范，内容填写到正确的位置；填写在一样的位置，上下对齐，左右对齐；尽量一次写好，不涂抹。

在排版的时候，要注意对称，如标题要求居中，封面要求居中，落款的单位、姓名和日期做到三者居中对齐。

五、一致美。

做表格、做档案管理和做人、做事都是一样的道理，都要追求一致美。

一致美就是要求前后一致，表里如一。比如登记表的填写，人员前后的姓名要一致，不要搞错了员工的名字；人员的年龄要有一致的计算方法，不要这个月报个周岁，下个月又报个虚岁，一月过一岁，月月过生日；一般我们统一是用当年减去生辰年。

其实以上我所总结的还只是档案美学的一小部分，就像中国美学大师朱光潜说的，有审美的眼睛才能找到美。希望大家不要把档案管理仅仅当成是工作的一部分，而是要把它当作提升自己审美的工具、过程，随着个人审美的提高，我们才会在工作、生活中发现更多的美好，才会更幸福开心。

深华物业集团江西分公司

办公室主任：刘振兴

2020年7月2日

批阅：刘主任的新作《美学与档案管理》，观点新颖，从美学的角度让我们看到，档案管理中的美原来贯穿于工作的方方面面。

刘主任好用心，传授的工作方法，细腻丰富又实用。望每一位家人，读后说说感受，想一想，在工作中你是否采取行动，又如何运用呢？

总经理助理：吴亚琼

2020年7月5日