向对方追债时需要出具借据，打官司提出主张需要出示证据。没有证据，再多的解释都苍白无力。在物业管理服务中，更好的证据就是服务过程留存的“痕迹” 。

在物业管理服务过程中，物业服务工作的各个环节都需要痕迹的留存。 那么，如何让物业管理中“痕迹”发挥更大的作用呢？ 

首先物业服务中涉及的“痕迹”载体有各类工作表单。如秩序维护部门的《来人来访登记》、《车辆出入记录》、《巡逻签到记录》、《监控值班记录》、《交接班记录》、《突发事件应急处理记录》、《夜间查岗记录》等等。各项登记记录在实际的运行中要填写规范，做到实事求是，不缺项，不漏项，不造假。

其次，各类场所、各种设施设备安全警示标识要齐全规范。既达到警示提醒的义务，也是公司管理规范和企业文化的展示，更能起到规避管理风险的作用。

风险的标识主要分为以下几个方面：

1.关于房屋管理：为了您和他人的安全，请勿高空抛物；小心台阶，谨防摔伤；小心地滑；小心碰头等等。2.关于设施设备管理：有电危险，请勿触摸；高压危险，请勿靠近；消防设备，非警勿动等等。3．温馨提示：高空作业，请勿靠近；水深危险，请勿涉足；护栏危险，请勿攀爬等等。这些看似不起眼的标识，在关键时刻起到非常关键的作用。

案例分享：小区物业公司员工正在拖地，业主在一楼门禁处滑倒，髌骨骨折，造成十级伤残。业主状告小区物业公司， 被告物业公司辩称，清洁工在进行物业清洁时，事发大楼的门口墙上明显设置了“小心地滑、注意安全”的安全警示标志。法官调取了小区的监控录像，发现原、被告双方都有隐瞒。经调查，监控视频中显示物业公司未在地面上放置有安全标志，原告穿着一双“人”字拖鞋路过事发地点，看到刚好有其他业主从楼内门禁出来，快速上去抢门进去，结果，脚下打滑，摔在地上。法院朂终判定被告物业公司承担20%的赔偿责任。 从这个案例不难看出，如果物业公司在作业现场一开始作业的时候就按照培训的标准，先放置“地面湿滑，请注意安全”的警示牌，再进行作业，那么物业公司的责任就会更小。这就是安全警示标识的重要作用，也是工作中绝不能轻视的环节。

第三，用好“痕迹”规避物业管理中的风险。物业管理的本质是对“人”的服务和“物”的管理。人是一个不确定的动态因素，管理不好随时可能发生危险。比如在员工管理中，为了监督员工上下班途中骑行安全，我们和员工签订了《骑行安全责任书》，并号召家属签字共同监督。业主在办理装修时，业主需要办理《装饰装修申请》，签订《装修须知》，把各种禁止的行为一一告知业主，避免业主装修违规时产生争议。

朂后，做好“痕迹”管理 注意以下几点：

一、要认同各类表单的重要性。它不是可有可无的东西，而是要是实实在在落地执行到位的实证。 

二、要注重表单填写标准的培训。专业不同，对应的表单也不同。每一项表单有每项表单填写的规范和细则，不能乱填，要实事求是，体现表单的真实性和时效性。

三、贵在执行。有了对表单体系的了解，也对使用者进行了标准的培训，接下来的就是要执行到位。

四、要注意对表单的检查。表单是随每一天的工作进行的，是工作的真实再现。如何保证痕迹的真实性，需要管理者的检查和不定时地抽查，确保表单不漏项，不缺项，每一项需要填写的内容都要完整、清晰。发现填写不合格的及时纠正。

五、考核要跟上。要建立考核制度和标准，确保表单的使用从头到尾都可以追溯。发现表单填写或者执行有问题，一定要考核，不考核等于只做了一半。只有考核才能确保使用者产生敬畏，才能不糊弄，不轻视，认真对待每一张表单的填写。

六、要做好表单的及时收集、整理、存档。

七、资料借阅时也要有痕迹。无论谁借阅资料，都要按照档案借阅规定进行。归还时要检查完好性，没有问题再入档。

物业管理中的“痕迹”管理非常重要，是物业管理体系中不可缺少的环节，也是体现物业公司是否规范管理的有力证明。

万年分公司总经理助理：陈浩旭

2024年8月3日