各位同仁：

我写这封信给你们，是因为我遇到了一个难题：我不知道如何去调动大家的工作积极性，更快更好地完成各项工作。为了解决这个难题，我决定和大家开诚布公地谈一谈，希望能增进了解，提升配合。

行政工作做什么？或者说我们的角色和定位是什么？行政岗位其实是一个综合岗位、后勤岗位，它虽然有管理的属性，但服务的属性才是它的根本。通知、文件的上传下达，工作的落实、检查，是行政管理职能的体现，但我们要明白，我们上传下达的目的不是为了监督考核，而是为了让这项工作完成，千万不要把自己定位成了“监工”的角色。还有的行政把服务做成了包办，项目上都成了嗷嗷待哺的孩子，这也是不可取的。如何服务好项目，我们要把自己定位成“老师”，要以培训、指导为主要方向，“教他做-带他做-看他做”，直到会做、做好；有的时候，还要帮助协调物资、人员，提供人力、物力的支持，来帮助项目完成工作。

南昌分公司黄琴就是我们学习的榜样。“中煤凯旋湾”客服人员不稳定，她就多次前去培训、指导，让新同事尽快熟悉工作内容、确保了工作的延续性；品质检查前，她也主动到各项目去协助自检，带动了南昌分公司行政工作整体品质提升。

怎么做好行政工作？行政的事务性工作和临时性工作较多，所以想要做好行政工作，效率是我们追求。那如何提升效率呢？

一是要熟练掌握工作技能，办公软件要熟练，公文写作要熟练，工作内容要熟悉。技能都不熟练的话，何谈工作效率和执行力？

你们之中要数新建城分公司胡文俊的工作技能是熟练的，大家也可以多向小胡同志学习请教，也可以自己在网上学习，会的多、懂得多，我们才能指导项目、帮助项目。

二是要会时间管理，工作千头万绪，要经常整理分类，按照紧急和重要程度来甄别，养成好习惯。不会时间管理，工作越积越多，问题也越来越多，两眼一睁，忙到熄灯也做不完做不好。

鹰潭分公司许敏、新建区分公司刘芳、宜春分公司易俐，你们虽然都是客服人员兼职行政，但你们的工作丝毫没落下，这说明了两点，你们管理时间方面是高手或者为此付出了很多努力，我希望你们是前者。

三是要多学习沟通技能，提高沟通的效率。前一段时间我看到分公司群里因为个别项目落实工作拖后腿，我们行政的同志跟项目经理发生争执，后是分总出来批评了项目经理。后来我到该项目去检查，就开玩笑地跟项目经理讲，不要老是欺负我们行政的美女，多多支持我们的工作。

同样一件事，交代不清楚、不，后续就会反复地询问和返工，如果事先交代清楚了，就不会有这样或那样的问题了；同样一件事，委婉、客气地讲出来，跟命令式地讲出来，终效果是不一样的，这就是点将不如激将的道理。对内我们不要说项目上不配合，要多从自身找原因，为什么项目上不配合？是不是事情没交代清楚，是不是讲话的语气太生硬，是不是项目上做起来有难度，是不是平时沟通交流不够导致关键时刻不配合？我想总会找到原因的。

后一点，做行政工作，要坚守实事求是的原则，不弄虚作假，不徇私舞弊。统计执行力，不能因为跟某个项目经理关系好就网开一面；汇报工作，不能因为亲疏远近关系而不客观。历史证明，凡是弄虚作假、徇私舞弊，不仅害了别人，终还害了自己。

工作考核的两个维度。任何工作的落实，都离不开两个维度，一是快，二是好，所以对大家完成工作的考核就是从执行力和完成度两个维度来落实。如果布置一项工作，要求在一周内完成，甲一天就完成了，乙三天完成，丙七天完成，执行力的高低一目了然；但是如果甲因为没做好又返工，终第四天才完成，而乙丙没返工，那乙就是了。所以我们工作考核追求的是又好又快，既不能盲目追求速度而放弃了质量，又不能只注重质量而忘记了时效。反映到我们工作上，比如月度资料的报送，我们不仅是收集报送，还要仔细地检查一下有没有问题，格式是不是统一规范，内容是不是有错误遗漏，如果有的话就要尽快通知项目修改或者自己修改再发回项目指导说明。

你们每一个人的工作都很辛苦，但是辛苦要有结果，不能只是做了，做好才是我们的目标，我一向对大家的奖励较少，就是因为我们基本还是处于做了的工作阶段，如果大家都做好了，我也不吝于对大家的奖励。可能我的要求和标准有点高，但是你们的进步我都是看在眼里的。

深圳市深华物业集团江西分公司

办公室主任：刘振兴

2021年10月24日

批阅:

行政工作乘上启下，润物细无声，就象一条珍珠里面的那条线，穿插、连接、聚拢，呈现整个团队的精神面貌及劳动成果。体现行政人员的价值，同时，也考验行政人员的能力、水平与人格魅力。刘主任给予的劝导与工作方法，可以帮助大家整体提升。

总经理助理：吴亚琼

2021年10月29日